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国家公派留学人员须知

时间:2014-11-04 10:58:20  来源:  作者:驻比利时使馆教育处

一、关于办理报到手续

1、抵比后,尽快将填写好信息(尤其是在比联系电话和永久电子邮箱)的“报到证”原件和“资格证书(中文版)”原件挂号邮寄至驻比利时使馆教育处(以上证明和文件最好自己保留一份复印件)。教育处地址:Education Section, Avenue Bel-Air 16, 1180 Uccle, Belgium  信封上请注明“公派生报到”。(不需要本人亲自到教育处递交上述报到材料)

2、所有国家公派留学人员(包括本科生、硕士生、博士生、博士后、访问学者以及中比政府互换交流人员)在抵达比利时后,应在一个月内从教育处网站 (www.chinaedu.be)“留学服务”栏目下载“在比留学人员登记表”,填写后将文件命名为“国家公派xxx(姓名)留比登记表”,然后发到教育处工作邮箱(jiaoyuchu.bilishi@skynet.be),逾期不提交该登记表将影响奖学金发放。

3、在填写“在比留学人员登记表”时,请务必将留学单位地址、个人住址(包括邮政编码)及电话号码(包括手机号)、永久电子邮件地址等填写准确(上述信息仅供教育处按国家规定对国家公派留学人员进行管理和提供必要的领事保护时使用);留学专业须同时用中文和英文写明

4、留学人员抵比并找好住宿后,须尽快到当地市(镇)政厅办理居住证(ID),然后办理银行开户手续。在获得银行开户信息后,须尽快在国家公派留学管理信息平台(http://apply.csc.edu.cn/csc/main/person/login/index.jsf)注册登记(在填写银行账号时,如果位数不够,可填空格)。在该信息平台完成注册后,不需要将打印件邮寄至教育处,但须在整个留学期间,保证及时更新有关信息(尤其是电子邮箱和联系电话),并按基金委的要求及时回复有关邮件,按期提交研修报告和留学总结等。(因为比利时办理银行开户手续需要一段时间,不一定能够保证在10天内在CSC管理平台完成注册,可按上述要求完成注册即可。)

二、关于抵比后奖学金发放

1、接受国家留学基金委资助的国家公派留学人员,须在银行开户后,将银行账户信息尽快提供给教育处(从教育处网站www.chinaedu.be“留学服务”栏目下载并填写“xxx银行账户信息”表格,填写后须将表格重新命名,xxx应改为本人姓名,并通过电子邮件发到教育处工作邮箱:jiaoyuchu.bilishi@skynet.be),以便能够及时收到教育处发放的奖学金。

2、奖学金只向留学人员本人发放,不能委托他人代领。奖学金按季度发放,原则上于每季度第一个月上旬发放。因银行转账需要一定时间,请稍加耐心等待。每季度第一个月15日仍未收到奖学金的,请与教育处联系查询。

3、奖学金发放期间,自报到证记载的抵比当日起算,至资助期限届满之日止。首月奖学金,自抵比之日起,按天数计算。末月奖学金,至资助期限届满之日止,按天数计算。

  新到比留学人员的奖学金是如何发放的?

1、8月和9月来比留学人员,完成报到手续且及时提供银行信息的,将在11月上旬发放第四季度奖学金。国内预发金额将予以扣除。

2、其他月份来比留学人员,完成报到手续且及时提供银行信息的,将在来比后的下一季度随同其他留学人员发放奖学金。国内预发金额予以扣除。

   奖学金发放举例

例1、某同学9月30日抵比,已按教育处要求完成注册报到手续,10月30日前提交了银行信息,将于11月上旬发放奖学金,数额为来比之日起至第4季度末应发金额,但须扣除国内预发金额。

例2、某同学10月20日抵比,已按教育处要求完成注册报到手续,12月20日前提交了银行信息,将于次年1月上旬发放奖学金,数额为来比之日起至下年第1季度末应发金额,但须扣除国内预发奖学金。

例3、某同学5月10日抵比,已按教育处要求完成报到手续,6月20日前提交了银行信息,将于7月上旬发放奖学金,数额为来比之日起至第三季度末应发金额,但须扣除国内预发金额。

   注:自提交银行信息后三个月未收到奖学金者,可通过邮件(jiaoyuchu.bilishi@skynet.be向教育处问询。

三、关于提交研修报告

    访问学者和博士后每三个月向推选单位和驻外使馆提交研修报告和国外合作者鉴定。

    本科插班生每三个月向国内学校和驻外使馆提交学习报告。

    联合培养博士生每学期末须提交经国外导师签字认可的学习报告至国内学校、国内导师和有关驻外使(领)馆。国家留学基金委将进行抽查。

    攻读博士学位的公派研究生自派出之日起以每12个月为一个年度审核期。每个审核期届满前2个月,公派研究生应在国家公派留学管理信息平台提交本人学业进展报告,并促进导师在每个审核期届满前1个月向国家留学基金委提交评价意见。导师在公派研究生提交学业进展报告后会自动收到国家留学基金委发送的邮件,提请其登录指定网址提交对学生的评价意见。通过审核的,由国家留学基金委通知所属驻外使(领)馆继续发放下一资助期的奖学金;未通过审核的,国家公派留学资格终止,奖学金停发,办理提前回国手续,回国国际旅费仍由国家留学基金提供。未按要求回国的,按违约处理。

四、关于回国机票订购

    研修或学业结束前一个月,应从教育处网站“留学服务”栏目下载并填写“国家公派留学人员回国机票订票单”(详见“国家公派留学人员回国机票订票申请”),通过电子邮件发至教育处邮箱(jiaoyuchu.bilishi@skynet.be)。填写时请将订票人的详细地址和联系电话及电子邮件写清楚,以便航空公司联系确定行程、告知航班变更信息等。收到反馈的机票预订信息后,请核对行程、姓名等事项。核对无误,请向教育处发送电子邮件确认。我处收到确认邮件后,通知旅行社出票。

五、关于办理留学回国人员证明

    完成研修或学业准备回国时,教育处为所有国家公派留学人员开具“留学回国人员证明”(详见留学服务栏目“开具《留学回国人员证明》须知”)。

六、关于办理学籍变更

1、已在比注册报到的国家公派留学人员除不可抗拒因素外,不得变更留学国别。

2、国家公派留学人员应按期回国,如遇特殊情况需要延期1个月以上,均须至少提前2个月向教育处递交正式书面申请(抬头写“国家留学基金委和中国驻比利时使馆教育处”,落款处需本人手写签名,注明日期)、在比留学单位或导师(合作者)同意函,在国内有工作/学习单位的,还需提供国内工作/学习同意函(须带编号的正式公函,一定要亲自与国内派出单位联系,绝大多数单位都知晓此同意函的要求)。申请延期以月为单位,不计天数,具体延期时间须与导师协商一致,主要根据研修计划或论文的实际进展商定。申请书中的延期理由必须充分必要,并与导师意见和国内推选单位意见一致。上述材料齐全后一并提交至教育处邮箱(jiaoyuchu.bilishi@skynet.be),教育处不接收不同时间分批次提交的材料。教育处在收到全部材料后,报国家留学基金委审批(12个月以上)或备案(12个月以下,含12个月)。因未按上述要求及时办理延期手续,造成违约的,责任自负。

  有正当理由需要提前回国的,由驻外使领馆审批后报国家留学基金委备案。留学人员应向教育处递交书面申请、国外留学单位或导师意见,有国内学习/工作单位的,还应提供国内学习/工作单位意见。未按要求及时办理申请手续,造成违约的,责任自负。

3、未经允许不能擅自改变留学专业或学校。如遇特殊情况需要在比利时留学单位(院校或研究机构)内部变更院系或专业时,须出示国内推选单位和国外原导师(合作者)及新导师的同意函,报教育处备案;如需变更留学单位(院校或研究机构),须提前2个月向教育处提出申请,并出具国内推选单位意见函、原留学单位(比方院校或研究机构)或导师(合作者)意见函和新接受留学单位(比方院校或研究机构)或导师(合作者)的同意接受函后,由教育处报国家留学基金委审批,获批后方可变更。

4、国家公派攻读学位研究生在规定留学期限内无法获得学位者,在接到本人申请、国内推选单位意见公函和在比留学单位导师意见函后,由教育处提出或适当延期或结束学业的明确意见,报国家留学基金委审批。未经国内批准擅自回国,按违约处理。

七、关于留学期间其他注意事项 

1、办理当地身份证或办理家属探亲时,如需提供奖学金证明,可到教育处办理。奖学金证明原则上留学期间只办理1次,建议向有关部门只提供复印件,原件自存;

2、在比留学期间应遵守比利时法律和留学单位的相关规定,如回国或赴比利时以外国家休假、旅游、考察、开会或者采集实验材料或进行合作研究,均须提前1个月向教育处提交书面申请,经教育处批准后方可实施。申请材料须提交扫描件,并以附件方式发至教育处邮箱jiaoyuchu.bilishi@skynet.be。未经教育处批准擅自回国或赴第三国造成违约或领保案件的,责任自负,教育处视情向国内派出单位和国家留学基金委汇报。休假或考察活动同一年内不应超过一次或15天,超过以上次数和时间的,自超出之日起停发奖学金; 

3、对在比留学期间违犯纪律、逾期不归或有未还清国家助学贷款等违约行为者,由留学人员本人承担相关违约责任。